Découvrez tous nos conseils pour trouver le logiciel de service technique qui vous correspond

Qu’est-ce qu’un logiciel de Service Technique ?

Un logiciel de Service Technique permet de disposer d’une vue d’ensemble de son patrimoine ; il va également être bénéfique pour le suivi de demandes d’intervention. Les travaux seront mieux organisés grâce à la planification. Un historique des travaux effectués sera disponible, et permettra d’avoir une vue sur les travaux effectués et ceux qu’il reste à faire.

Quels sont mes besoins ?

Différents objectifs peuvent être attendus à l’utilisation d’un logiciel de Service Technique :

• Obtenir un état des interventions répartis par bâtiment, pièce, secteur, rue, etc.
• Calculer un temps d’intervention, un coût de main d’œuvre, un coût total
• Disposer d’un planning au mois, à la semaine …
• Éditer des bilans hebdomadaires.

Quelle organisation faut-il définir pour l’utilisation du logiciel ?

Une analyse de votre organisation actuelle est effectuée et débouchera sur une nouvelle organisation adaptée à votre collectivité.

Pour ce faire nous analysons :

• Comment sont récupérées les demandes d’interventions ?
• Qui dirige les agents ?
• Qu’est ce qui est restitué par les agents à la fin de chaque chantier ?
• Qu’elles statistiques sont demandées ?

Il existe différents types d’applications :

• Les logiciels de gestion des demandes d’interventions sont des logiciels très simples, permettant de gérer le suivi des demandes.

Nous sommes vite limités dans nos actions, les statistiques ne peuvent être toutes tirées et aucun détails du patrimoine n’est proposé.

• Les suites bureautiques sont en partie gratuites et permettent d’être très libres dans le mode de fonctionnement, cependant elles sont très souvent longues à mettre en place pour espérer une automatisation des tâches.

Les logiciels des Services Techniques quant à eux sont des logiciels complets et spécifiques aux services techniques. Il vont permettre d’avoir un échange d’information entre les logiciels et s’utilisent sur tous les supports (Tablette, Smartphone et PC). Une évolution du logiciel est faite en fonction des réglementations.

Ainsi deux types d’applications s’offrent à vous :

• Le logiciel libre (Open Source) qui ne nécessite pas de licence, avec cependant de nombreux paramétrages pour une utilisation optimale.
• Le logiciel propriétaire qui nécessite une licence d’utilisation. Il évolue en fonction des besoins de tous. Ce logiciel est adapté aux services techniques et propose en plus un accompagnement professionnel dans sa mise en place.

Quelles ressources sont nécessaires à la mise en place du logiciel ?

 

En fonction des ressources disponibles dans la collectivité, il est possible d’opter pour un logiciel complet ou un logiciel proposant moins de fonctionnalités.

• Si le service est doté d’un secrétariat pouvant faire les saisies nécessaires, dans ce cas il est possible d’opter pour un logiciel disposant d’une saisie détaillée de chaque intervention,
• Si il y a uniquement des chefs d’équipe sur le terrain : le logiciel recommandé est une solution permettant une saisie sur le terrain depuis une tablette ou un smartphone,
• Si il y a un seul poste au CTM pour les agents : un logiciel avec borne tactile ou douchette code à barres conviendra mieux.

Suite à toute cette réflexion, s’offrent à vous encore 2 possibilités :

L’acquisition du logiciel ou sa mise en place sur le Cloud ?

Pour une acquisition il est nécessaire de :

• Disposer d’un serveur « disponible » et performant
• Pouvoir mettre en place des applications Web accessibles depuis l’extérieur
• Maintenir le serveur pour une disponibilité permanente
• D’avoir un service informatique pour les installations, sauvegardes, etc.

Les avantages du Cloud :

• Pour l’utilisation du logiciel une simple connexion internet suffit,
• Un forfait comprenant l’ensemble des différents services : maintenance évolutive, maintenance corrective, mise à jour, hébergement, sauvegarde etc.
• Un budget adapté au nombre d’utilisateurs simultanés,
• Un accès 24h/24 et 7jours/7 à l’application.

Quelles sont les bonnes questions ?

Quelles sont les étapes pour choisir son logiciel de Service Technique :

Voici toutes les clés pour choisir son logiciel de service technique. Cependant il est important de ne pas vouloir tout gérer dès le début. Il faut définir ses priorités :

• Suivre les interventions réalisées
• Suivre les demandes d’interventions
• Suivre les contrôles réglementaires
• Gérer les stocks
• Relevez les compteurs (véhicules, fluides)
• Suivre les contrats.

Pour trouver le logiciel le plus adapté à ses besoins il est nécessaire d’avoir la bonne réflexion :

• Choisir un type d’application
• Définir un chef de projet
• Choisir un mode d’utilisation acquisition ou Cloud
• Définir mes besoins pour choisir le logiciel permettant d’y répondre
• Définir les lieux d’utilisation et les personnes utilisatrices
• Quel est mon matériel informatique, (Windows, Linux, Mac …)

 

Retrouvez nous lors de nos prochaines conférences Web les :

• 17/02/2017  : « Logiciel de gestion des services techniques web et mobile »

• 17/03/2017  : « Stock et Service Technique »

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