Qu’est ce qu’un logiciel de gestion des services techniques ?
Grâce à une vision globale de votre patrimoine, le logiciel va vous permettre de gérer, de programmer et d’avoir un suivi d’intervention. Des bilans pourront être édités afin d’analyser vos dépenses et suivre vos actions. Différents modules peuvent être déployés petit à petit, permettant une rapidité d’exécution qui sera la source d’un gain de temps important.
La première étape importante lors de la mise en place du logiciel est un état des lieux : celui-ci vous permettra de connaître les priorités, et de cerner les besoins de chaque service. Suite à cette étape un chef de projet sera désigné (il peut être le DST, le responsable CTM) : celui ci étudiera les besoins de son service afin de définir des objectifs recherchés avec le logiciel. Les réunions et formations seront planifiées par le chef de projet, celles-ci valideront les objectifs préalablement posés. Chaque chef de secteur adaptera la méthode de travail la plus pertinente adaptée à son service pour le présent et pour l’avenir.
Il est très important de définir le rôle de chacun afin que les tâches soient réparties, ce qui diminuera ainsi les oublis d’actions. Lors de la mise en place du logiciel, il est possible d’héberger la solution sur votre serveur, ou bien d’opter pour une offre Cloud qui simplifiera le déploiement de la solution, seule nécessité, un accès internet.
Le temps d’implémentation pourra varier en fonction de la taille de la collectivité et de la présence ou non de fichier regroupant toutes les informations nécessaires.
L’interrogation pouvant être rencontrée lors de la mise en place d’un logiciel de Service Technique, est de savoir si le changement d’habitude va être acceptée par les agents. Cependant en informant le personnel de ce changement suffisamment à l’avance et en détaillant les atouts du logiciel, à savoir un gain de temps dans l’organisation et la rapidité d’exécution des tâches, la mise en place sera mieux perçue et acceptée.
Les étapes à suivre pour la bonne mise en place de son logiciel de service technique sont alors :
1. Définir ses priorités
2. Définir les objectifs qualitatifs
3. Définir les objectifs dans le temps
4. Définir les tâches de chacun
5. Faire un état des lieux
6. Changer les habitudes
7. Préparer les données nécessaires au démarrage
